В офисе или дома: какой формат работы выбирают в украинских компаниях спустя год пандемии

Уже год, как в Украине и во всем мире ввели первый карантин из-за коронавируса, а украинские компании были вынуждены массово отправить своих сотрудников на удаленную работу. Тогда необходимость дистанционной работы застала врасплох бизнес — многим было сложно преодолеть предубеждения против работы на дому, наладить коммуникацию и процессы, которые годами происходили оффлайн.

Но уже к концу 2020 года в домашние офисы перешли 65% украинцев. При этом больше половины позитивно отзывались об "удаленке", радуясь свободному графику, меньшей вероятности заболеть, более высокой продуктивности, экономии времени на дорогу и возможности работать в пижаме. Но 42% все же были недовольны дистанционной работой. Бытовые конфликты, переработки, недостаток живого общения, малоподвижный образ жизни и частые походы к холодильнику — вот главные претензии к удаленке.

Как обстоят дела с формой работы в украинских компаниях спустя год, изменилось ли отношение к удаленной работе, Delo.ua выяснили непосредственно у их представителей. Мы пообщались с самыми разными компаниями и узнали общее настроение команд — как показала себя дистанционная работа, отразилась ли на эффективности и хочет ли их штат обратно в офис после многих месяцев работы в одеялах, с детьми и питомцами под боком.

Lenovo: сотрудник решает сам

В команде Lenovo гибридный режим работы: есть сотрудники, которые работали дистанционно только до июня 2020 года, а есть и те, кто до сих пор работает из дома. Поначалу коллеги даже обрадовались дистанционной работе как дополнительной свободе: удаленный график позволяет самостоятельно распределять время между домашними, семейными делами и рабочими вопросами.

Но уже через несколько недель каждый почувствовал себя в роли "хорошего руководителя" — с одной стороны, ты более свободен и среди дня можешь уделить время личным делам, но с другой — работа теперь всегда с тобой — и в 10 вечера, и даже в выходной день. Такой график подходит не всем: часть команды при первой же возможности вернулась в офис.

Работа нашего офиса всегда сопровождалась частыми командировками, следовательно и дистанционной работой где-угодно — в отелях, коворкингах, поездах и самолетах. Удаленная работа не отразилась на эффективности, так как мы технически, технологически и в разрезе всех процессов на 100% готовы к такому формату. Все сотрудники оснащены производительными и надежными рабочими ноутбуками.

Сложности, конечно, возникали: кто-то работал на даче с медленным интернетом, а кому-то не хватало большого монитора или док-станции, но мы старались помочь и решить эти проблемы. С переходом на удаленный режим работы мы помогли каждому сотруднику оборудовать комфортный рабочий кабинет дома. Конечно, нашим коллегам помогали работать дети и питомцы. Мы не склонны говорить об этом как о сложностях — скорее это факторы, которые позволяют сделать рабочие созвоны более уютными.

Сегодня каждый сотрудник самостоятельно решает где, когда и как ему удобнее работать. В среднем в офисе находятся 50-60% коллег, а еще 25% сотрудников посещают офис от 1 до 3 раз в неделю. Тех, кто работает только удаленно, — абсолютное меньшинство. Единственное потенциальное преимущество дистанционной работы для бизнеса — экономия на аренде или покупке офисных помещений. Недостатков же существенно больше: исследования и опросы показывают снижение вовлеченности в процессы у сотрудников, которые работают дистанционно, а также увеличивается вероятность депрессий и выгораний.

UDP: пандемия как катализатор диджитализации

Я работаю в девелоперской компании, мы развиваем крупные инфраструктурные объекты недвижимости в трех городах — Киеве, Львове и Харькове. Наш продукт создается концептуально — в офисе, и физически — на строительных площадках. И если офисная работа на удаленке вполне представляется, то строить здания дистанционно — пока фантастика.

Март, сообщение правительства о полном локдауне во всей стране. Есть пара дней, чтобы организовать дальнейшую жизнь и работу по совершенно новым правилам. В UDP на момент первого локдауна процесс масштабной диджитализации уже был в активной фазе. Пандемия его только ускорила, мы довольно быстро и качественно перевели ключевые процессы в онлайн.

К сожалению, заняться тем же планировали далеко не все наши подрядчики и партнеры, плотно сопряженные в общие процессы. Базовые ЭЦП, электронный документооборот и коммуникация в почте для многих из них оказались чем-то непостижимым, умноженным на человеческую лень и укоренившиеся привычки. В девелопменте, важно понимать, подрядные организации, контрагенты, поставщики, консультанты — все это десятки компаний в разных частях страны и даже мира. Эффективность взаимодействия с ними в очень большой степени влияет на итоговый результат всей нашей команды.

Мы оценили масштаб проблемы и приняли решение не ждать улучшений на стороне, а оказывать всевозможную поддержку партнерам в вопросе перехода в цифру, предложили свою помощь. Даже проводили обучение по работе в софте, прописывали стандарты. И смиренно проявляли терпение.

В команде было ощущение заботы не только про операционку и KPI, но и про эмоционально-психологическую составляющую всего происходящего. Рядом с онлайн-совещаниями и рабочими встречами, благодаря HR, в наших календарях появились абсолютно неформальные и необязательные "к посещению" короткие пятничные видеозвонки. На них всегда присутствовали десятки людей. Мы обсуждали актуальные новости, делились мыслями о перспективах, кто-то присоединялся во время пробежки и показывал парк, кто-то — домашних животных, а кто-то наконец открывал дверь импровизированного домашнего офиса-кухни и в кадре бегали дети с едой. Все это действительно здорово снижало градус общей тревожности.

После локдауна у нас был выбор — вернуться в офис, или оставаться работать дистанционно. В первый рабочий день после мартовского карантина я не ехала в офис — летела. Увидеть в нем улыбающихся под масками людей было ожидаемо. Сказался недостаток социализации, у многих не оказалось условий для полноценной работы дома. Со временем тенденция только усилилась, поэтому продолжать работать из дома решили до 10% команды.

Newsfront PR agency: время для самообразования и планирования задач

Конечно, весна 2020 года запомнится надолго. Я руковожу направлением корпоративных и бренд-коммуникаций, а прошлой весной мы как раз работали с несколькими проектами в сфере туризма, разрабатывали коммуникационный план для международной авиакомпании. В один момент всё начало сыпаться, а я почувствовал себя школьником, которого заставили решить сложное уравнение, где вместо одной переменной добавили сразу несколько.

Тяжело было потерять физический контакт между коллегами. Но человек — существо универсальное, особенно если ты работаешь в коммуникациях. Начали приспосабливаться. Я раз в неделю ввёл общие созвоны с командой, а короткие докарантинные беседы в кухне и коридорах офиса заменил на звонки под конец рабочего дня. Иногда мы больше говорили не о работе, а о ремонте дома или о жизни своих хвостатых друзей. Я живу с котом по имени Коди, который каждый раз оживлялся, когда у меня был созвон в Zoom. Иногда было неловко, когда идёт презентация предложения, а к тебе запрыгивает кот. Чаще всего клиенты и партнёры очень понимающе относились и либо не обращали внимания, либо сразу засыпали питомца комплиментами.

Специфика работы в PR-агентстве — это постоянный контакт и коммуникационная поддержка клиентам из разных сфер, культур и стран. За год работы удалённо у нас сложился негласный этикет — на ключевые онлайн-встречи выходим с видео, а микрофон включаем только в момент, когда хочешь что-то сказать. Тогда и сейчас очень помогает видеосвязь. Визуальный контакт хоть немного компенсирует отсутствие личного общения с командой и клиентом.

Мы остались жить в прежнем офисе, хотя сейчас он практически постоянно пустует. Удаленку прежде всего оценили те из коллег, которые только на дорогу тратят больше часа времени. Из плюсов — ушли из жизни ситуации, когда собираешься с командой и мчишься по пробкам на защиту тендера. Теперь это время мы лучше потратим, чтобы созвониться накануне в Zoom и подготовиться к презентации. А сэкономленное время на дорогу в офис и домой лично я уделяю самообразованию и распределению задач на следующий день через отдельный онлайн-планировщик. Его мы с коллегами ввели в работу еще до карантина, но за год теперь не представляю работу без него.

Сейчас мы продолжаем работать удалённо. Коллеги спокойно могут выполнять задачи дома. Чтобы все-таки поддерживать командный дух и живое общение, раз в месяц у нас в офисе проходят лекции в рамках внутреннего образовательного проекта Newsfront University. Можно подключиться и послушать онлайн, но вижу, что часть коллег используют это как возможность увидеться друг с другом "вживую". Также важные онлайн-встречи планируем проводить вместе в офисе, чтобы ничего не отвлекало — ни любимый питомец, ни соседи сверху.

Мы и до этого уходили от армейского графика работы — каждый из нас мог планировать свой график под загрузку и задачи команды. За год мы просто поняли для себя, что удаленный формат работает. Мы еще в поиске идеального формата удаленной работы и поддержки личного контакта между собой. Что точно можно сказать — удаленка теперь для нас стала рабочей моделью, а офис сейчас выглядит как дополнительным преимуществом и местом встреч и переговоров.

WePlay Esports: принудительно в офис возвращать не будем

Мы в WePlay Esports перевели наших сотрудников на удаленный режим работы в середине марта 2020 года, сразу после того, как ввели общенациональный карантин. Тогда никто не понимал, сколько это может продлиться, поэтому планов по поводу выхода в офис на тот момент мы не строили. Некоторые отделы продолжали приезжать в офис во время карантина: члены команды студии просто физически не могли работать над организацией трансляций турниров из своих домов.

К середине — концу лета 2020 года, когда эпидемиологическая ситуация немного улучшилась, в офис начали возвращаться сотрудники, однако решение приходить или нет было за ними. Состоянием на сегодня наша команда работает в смешанном формате уже практически год. Мы постоянно говорили и продолжаем говорить о важности соблюдения карантинных норм и без лишней надобности просим не контактировать с людьми, в том числе и с коллегами в офисе.

В большей степени сотрудники были рады переходу в онлайн. Прежде всего это связано с тем, что в разгар пандемии большинство компаний не смогли быстро адаптироваться, происходили сокращения и люди теряли работу. В то время как мы просто перевели все в онлайн, не прибегая к сокращениям. Соответственно у людей оставалась постоянная работа, регулярная зарплата, а в то турбулентное время это значило много. Период привыкания к онлайну у людей не был долгим.

Ситуация сложилась таким образом, что часть сотрудников виделась во время организации турниров, которые также перешли в онлайн. Например, благотворительный онлайн-марафон WeSave! Charity Play, собранные с которого средства мы передали в фонды CEPI и GlobalGiving для разработки вакцины против COVID-19 и помощи медикам. Мы готовили этот марафон как раз в разгар пандемии, но, разумеется, придерживались карантинных норм, тестировали присутствующих на локации (их количество было сведено к минимуму) и делали всё, чтобы не допустить распространения вируса. Благодаря этому часть команды медиахолдинга имела возможность общаться, видеться друг с другом. Я думаю, это определенным образом сгладило резкий переход в онлайн.

В первые несколько месяцев после введения карантина эффективность наших сотрудников резко возросла. Никаких особых сложностей с переводом сотрудников на дом не возникало, но разумеется, иногда случались и продолжают случаться различные технические неполадки: отключение интернета или электричества. Я не могу сказать, что это частая практика, скорее точечные случаи.

По поводу координации действий — мы всегда активно использовали корпоративные мессенджеры и другие инструменты, которые помогают синхронизировать работу отделов и сотрудников. Поэтому в этом плане нарушений в коммуникации не возникало, у нас уже был налажен процесс. Мы добавили больше встреч планирования, встреч для определения промежуточных результатов задач, где делимся апдейтами, чтобы все сотрудники знали, какая работа ведется в рамках отдела и компании.

Сейчас у нас действует смешанный формат работы, который появился в нашей жизни в конце весны: сотрудники на свое усмотрение определяют, приходить им в офис или нет. Явным преимуществом работы в онлайне является комфортная домашняя обстановка. Также — экономия времени, которое раньше тратилось на дорогу до офиса и сборы перед работой. Но вместе с тем есть другая сторона медали — стерлись рамки рабочего графика. Человек встает утром с кровати и уже работает возле компьютера, нет четкой временной структуры: здесь я просыпаюсь и собираюсь на работу, здесь я еду на работу, а здесь — начинаю и заканчиваю работать.

На данный момент мы не планируем вводить директивные правила и после окончания общенационального карантина принудительно возвращать всех сотрудников в офис. Скорее всего продолжим работать в смешанном формате. К тому же, после недавнего вступления в силу закона Украины №4051 о дистанционной работе, смешанный формат станет самым оптимальным вариантом для компаний. Но будем смотреть на ситуацию с COVID-19 в Украине и мире, возможно, все поменяется.

EPAM: можно из дому, а можно и в режиме hoteling

С марта 2020 года 98% специалистов компании перешли на удаленную работу. EPAM была достаточно хорошо подготовлена к такому переходу: мы активно инвестировали в развитие цифровой инфраструктуры компании, развивали платформу, благодаря которой специалисты могут сотрудничать с нами из любой точки мира. Полный переход на "удаленку" нам удалось произвести за 48 часов. Переход был достаточно гладким, с какими-то проблемами мы не столкнулись. Наоборот, очень многие давно ждали возможности работать из дома.

Есть категория людей, которые по ряду причин не могут комфортно и эффективно работать в домашних условиях. Причин может быть много: маленькие дети, существенные ограничения в жилой площади, личные предпочтения. На сегодня доля таких специалистов незначительна. Если специалисту работа из дома приносит дискомфорт, он может продолжить работу в одном из наших дежурных офисов. С началом пандемии мы запустили специальный режим "hoteling" — можно забронировать за собой рабочее место, которое предусматривает необходимую социальную дистанцию. Однако подавляющее большинство специалистов предпочитают работать в домашних условиях.

С началом пандемии некоторые клиенты не поддерживали идею перехода на удаленную работу — все-таки для подавляющего большинства данный формат был непривычен. Однако спустя короткое время всем стало ясно, что новая модель никак не влияет на продуктивность и конечные результаты. Пандемия разрушила многие сложившиеся за десятилетия понятия о работе, ее организации и эффективности.

С точки зрения работы со специалистами, то, исходя из нашего опыта, новые условия наоборот способствовали всеобщему сплочению внутри компании, желанию коммуницировать и обмениваться опытом и информацией друг с другом. Мы максимально поддерживаем такую тенденцию: проводим регулярные онлайн-встречи с менеджментом как в масштабе Украины, так и отдельных проектов и команд; выпускаем множество внутренних рассылок, дайджестов; организовываем дополнительные тренинги и курсы, проводим онлайн мероприятия по интересам.

Последнее исследование среди наших специалистов показало, что индексы вовлеченности и лояльности демонстрируют стабильный рост. Сплоченность команд растет, что однозначно позитивно влияет на эффективность работы. Мы внимательно следим за тем, чтобы наши коллеги не перерабатывали в новых условиях, поддерживали здоровый баланс между работой и личной жизнью. Направление wellbeing сегодня является важным для компании — мы запускаем специальные курсы и тренинги, посвященные тайм-менеджменту, поддержке work/life balance, предотвращению эмоционального выгорания.

Вместе с этим все-таки есть и один настораживающий тренд, который касается многих бизнесов, перешедших на удалённую модель. Сплотить абсолютно незнакомых людей, тех, которые начали сотрудничество с компанией уже в период удаленной работы, несколько сложнее. Для их вовлечения и построения лояльности нужны новые инструменты и подходы, которые мы сегодня активно изучаем и пробуем.

В удаленной работе мы видим большие перспективы. Мы начали внедрение "удаленки" в бизнес-модель компании еще за полтора года до начала пандемии. Удаленная работа не повлияла ни на качество, ни на скорость работы. Наоборот, ряд проектов демонстрирует рост продуктивности, которую отмечают и наши клиенты. Специалисты могут проводить больше времени с семьей, уделять внимание собственному развитию, вместо того, чтобы тратить его на дорогу в офис и домой. Это также дает позитивный эффект. Уверен, что после завершения этого непривычного периода нашей жизни, многие захотят продолжить работать из дома, количество "удаленщиков" будет только расти.

Считаю, что будущее бизнеса креативной экономики за гибридной моделью сотрудничества, где у специалиста есть возможность выбирать, какой формат взаимодействия с компанией больше подходит под его темп и образ жизни. Так, мы запустили EPAM Anywhere — онлайн-платформу, которая позволяет работать с компанией полностью удаленно, находясь в любой точке страны, без привязки к офису или локации.

Уже в 2019 году результаты исследования The Deloitte Global Millennial Survey четко указывали на предпочтение в gig экономике и гибкой рабочей среде у молодого поколения. Пандемия только ускоряет этот переход. Поэтому бизнесу, который хочет оставаться привлекательным для талантов в будущем, нужно уже сейчас работать над внедрением гибкого сотрудничества, среди которого и полностью удаленная работа со всей необходимой инфраструктурой.

Мария Пирогова, специально для Delo.ua

Источник заглавного и иллюстративных фото: Depositphotos