Що таке РМО та чому цей напрямок має бути впроваджений в кожній компанії

Усе це й не тільки — наслідок відсутності правильної модерації процесів й розподілення робочих потоків у компанії. І в той час, коли конкурентоспроможність на ринку є ключовим питанням, такі проблеми можуть коштувати бізнесу дорого. Партнери та клієнти можуть піти шукати альтернативи на ринку, а незадоволена команда — роботу в інших компаніях. Погодьтеся, такий сценарій виглядає далеко не привабливо.

Щоб цього уникнути, необхідно долучити окрему експертизу, що відстежуватиме й управлятиме проєктами всередині компанії, так званого незалежного аудитора процесів. Наприклад, Project Management Office (PMO) – Офіс Управління Проєктами, який зможе привести компанію до успіху.

Що таке PMO й навіщо це потрібно

PMO, або Офіс Управління Проєктами, може бути визначений як "головний пілот" стратегічних змін в бізнесі. Завдання такого відділу не тільки стандартизувати процеси компанії під одну канву, але й оптимізовувати їх, аби компанії максимально ефективно використовували свої ресурси.

PMO – це навігатори, які допомагають компанії рухатися від стратегічних ініціатив до їх практичної реалізації. Вони надають інструменти, шаблони та розроблюють процедури, які забезпечують сталість у всіх проєктах компанії. Завдяки системному підходу PMO гарантує, що всі проєкти відповідають високим стандартам якості – конкурентоспроможність компанії зростає.

Для наочності розгляньмо функцію PMO на прикладі встановлення розетки у 20 столітті у СРСР та Німеччині. Для радянських спеціалістів головним показником успіху було фактичне встановлення розетки. У Німеччині ж розробили нормативи, згідно із якими ставку роблять на продуктивність: на встановлення однієї розетки закладається до 280 секунд.

Німецький підхід одразу націлений на результат: щоб людина зробила якомога більше роботи за відведений період. Бо відсутність меж і контролю за процесом породжує ілюзію, ніби людина може зробити цю задачу будь-коли, а це не про ефективність бізнесу. Це демонструє кардинальну різницю в підході як до будівництва, так і до ефективного використання людського ресурсу.

Як зрозуміти, чи потрібно компанії впровадження PMO

Під час ведення бізнесу в компанії можуть виникати проблеми, на які варто звернути увагу. Низький рівень задоволеності клієнтів. Неможливість точно оцінити вартість проєктів. Високий відсоток затримок у процесах та заморожених проєктів. Значні розбіжності між плановими та фактичними результатами. Відсутність прозорості проєктів.

Коли організація стикається з подібними кейсами, це може вказувати на відсутність структурованого підходу до управління проєктами. PMO не лише допомагає розв'язати ці проблеми, але й вводить процедури та стандарти, які попереджають їх появу в майбутньому. Таким чином, створення PMO – це інвестиція в ефективність та прогнозованість процесів.

Величезні гравці індустрій, таких як IT, фінанси, будівництво та охорона здоров'я, вже визнали користь PMO в координації своїх масштабних проєктів. Але ця ініціатива не є виключно прерогативою великих корпорацій. Стартапи та компанії середнього бізнесу, що стикаються з різким ростом (або, як це часто трапляється, організаційним хаосом), також можуть знайти у PMO потрібну підтримку для систематизації процесів та забезпечення стабільності у фазах інтенсивного розвитку.

Але варто розуміти, що задача PMO — зробити процеси зрозумілими для всіх учасників процесу. Налагодження процесів — це зміни, а зміни — це спротив у 99% випадків. Велика частина команди може чинити опір нововведенням, бажаючи зберегти вже відпрацьовані ними підходи. Також підвищена прозорість робочих процесів може виявити недоліки, як-от корупцію або ж підсвітити некомпетентність окремих співробітників. Та, на мою думку, проєктне управління в компанії, яка живе “коштом” проєктів, – це стратегічне питання та необхідність.

Які переваги надає PMO

PMO детально планує. Пропрацьований план проєкту зі зрозумілими дедлайнами — одна з важливих запорук успіху. PMO не просто визначає дорожню карту проєкту, але й оркеструє її реалізацію, гарантуючи, що кожен учасник команди розуміє свою роль у великому механізмі. Щоб зрозуміти реальну цінність такого підходу, достатньо поглянути на Pfizer. Цей гігант біофармацевтичної індустрії революціонізував свої внутрішні процеси завдяки PMO, що дало змогу досягти підвищеної ефективності комунікації, контролю документообігу та своєчасного виконання ключових проєктів. Зокрема, це призвело до прискорення постачання важливих медикаментів тим, кому вони потрібні.

РМО ефективно управляє бюджетом. PMO не лише гарантує вдосконалене планування бюджету, враховуючи всі мінливі деталі проєкту, але й слугує бар'єром між очікуваними витратами і реальними витратами. На кожному етапі проєкту PMO здійснює чіткий аналіз витрат і порівнює їх із затвердженим планом. Якщо з'являються розбіжності, PMO спільно з командою знаходить кореневі причини та вдосконалює фінансову стратегію. Не менш важливо, PMO здатний прогнозувати ризики, що можуть вплинути на фінансовий стан проєкту, та розробляє відповідний план дій, аби їх мінімізувати.

Згадаймо історію Boeing. При розробці нового літака Dreamliner 787 компанія вирішила віддати 70% проєктування та виробництва компонентів на плечі підрядників. Очікування були яскравими: менше витрат і швидше виробництво. Але реальність була іншою. Підходи аутсорсингу виявились складніше, ніж прогнозувалось, і вартість проєкту перевищила план на понад 9 мільярдів доларів США, адже команда не врахувала супутні витрати на підтримку проєкту.

Саме тоді до роботи долучили PMO, завдяки якому Boeing розробив чіткий фінансовий план. Також було впроваджено систему, що вчасно виявляла відхилення від бюджету та дозволяла команді швидко реагувати. В результаті, Boeing не лише вивів проєкт з кризи, але й підвищив обсяги замовлень.

РМО налагоджує комунікацію та «вбиває» елемент усної домовленості. Можливо, ви колись чули від колеги "А я думав...". Кількість збоїв і розбіжностей у проєктах часто корениться в непорозуміннях та "усних домовленостях". РМО пропонує централізовану точку контакту та систему постановки задач, завдяки яким кожний член команди точно знає свої ролі та обов'язки. Це звільняє нас від ситуацій, коли суть доходить до справи, а в задачі немає крайнього, а в результату — отримувача.

PMO вводить технології. Для забезпечення ефективності всіх процесів у компанії важливо використовувати передові технології та програми. Компанії, які дивляться у майбутнє та готові експериментувати, завжди виходять на вершину конкуренції. Технології можна впроваджувати як і всередині компанії (наприклад, хмарні сервіси), так і для роботи над будівельними проєктами (дрони, VR, AR, BIM тощо). Netflix є відомим прикладом компанії, яка за допомогою побудованих процесів PMO швидко тестує та проваджує нові технології для поліпшення своїх сервісів.

PMO розподіляє навантаження на співробітників. Компанії, що наймають PMO або створюють проджектофіс, — людиноцентристські. PMO не тільки контролює, щоб усі процеси відбувались як слід, а ще й працювали на користь всієї команди. Якщо конкретний інструмент не працює або застарів, і через це людям доводиться роботи свою роботу вдвічі довше й тяжче, то завдання РМО знайти нове рішення, яке полегшить роботу, і, як наслідок, зніме значну частину навантаження з працівника.

Отже, PMО – це не просто інструмент управління, а ключовий елемент стратегії, що допомагає компанії стати лідером у галузі. До того ж на світовій бізнес арені, де ефективність та гнучкість стають вирішальними факторами, PMO не лише відкриває двері до міжнародної співпраці, а й дозволяє українським брендам конкурувати на рівних зі світовими гігантами. Переконана, офіс управління проєктами стане вашим стратегічним ресурсом у створенні ефективних робочих процесів та налагодженні міцних партнерських відносин.