Цифрова трансформація департаменту People&Culture в “Імперіал Тобакко”: як група компаній підвищує ефективність процесів і покращує досвід співробітників

Цифрова трансформація HR-відділу у групі компаній "Імперіал Тобакко" розпочалась у 2016-му із впровадження платформи Workday, яка замінила розрізнені процеси єдиною системою управління персоналом. На відміну від типових ERP, Workday охоплює не лише адміністрування, а й управління ефективністю, навчанням, компенсаціями, організаційною структурою та аналітикою.

Спочатку у компанії зосередились на наповненні системи актуальними даними, а згодом інтегрували ключові процеси: облік відпусток, компенсацій, визначення цілей, фідбек, оцінювання результатів тощо. Тепер Workday — єдине джерело інформації для HR, керівників і співробітників, що значно спростило доступ керівників до інформації про членів команди та їхньої історії роботи. 

Вона додала, що особливо важливими стали інструменти управління ефективністю. Щороку співробітники ставлять особисті цілі, погоджують їх із керівниками, і ці цілі автоматично пов’язані з бонусами та переглядом зарплат. Тож завдяки формату регулярних фідбек-сесій, так званих check-ins, та зафіксованих домовленостей, знижується ризик забути про важливі корективи. 

Диджитал-інструменти для розвитку персоналу

Другим ключовим вектором цифровізації стала платформа для навчання персоналу. У 2023 році у компанії остаточно зрозуміли, що потребують нового рішення для навчання співробітників, адже попередня платформа не відповідала потребам через її неефективність та незручність. Зрештою запустили новий диджитал-інструмент — платформу для онбордингу та навчання Academy Ocean. Завдяки цьому ресурсу вдалося, зокрема, перевести основний річний блок навчання виробничого персоналу в онлайн-формат. 

Також змінився сам підхід до навчання. Наприклад, раніше потрібно було за короткий період охопити всіх працівників виробництва, а це понад 200 людей, то тепер фахівці HR-відділу розділили весь навчальний блок на етапи протягом року. А для тих, у кого немає доступу до смартфонів чи комп’ютерів, обладнали навчальний клас. В результаті люди почали сприймати цей формат як норму.

Ефективність програм навчання фахівці оцінюють комплексно. Для виробничого персоналу основний показник — результати тестування. Було встановлено мінімальний поріг успішності на рівні 80% правильних відповідей, особливо якщо йдеться про навчання з охорони праці, де компромісів бути не може. Для торгових команд існує Академія продажів, де кожен новий працівник проходить набір тренінгів. P&C та тренери з розвитку збирають зворотний зв’язок за допомогою опитувальників, які інтегровані у платформу. Але найкращий показник ефективності — це успішність роботи команд.

Анна Заріпова додала, що диджитал-інструменти допомагають і в адаптації нових співробітників. Коли новачки доєднується до компанії, протягом перших місяців їхньої роботи вони проходять обов’язкові курси з Кодексу поведінки, інформаційної безпеки, боротьби з нелегальною торгівлею, моделей поведінки тощо. Це допомагає новому члену команди зрозуміти культуру компанії та основні процеси, яких необхідно дотримуватись.

Впровадження "Порталу послуг People&Culture"

Ще одним важливим етапом трансформації P&C-відділу стало створення "Порталу послуг P&C" — єдиної платформи для комунікації працівників з HR. Раніше звернення надходили різними каналами, наприклад, телефоном, поштою, у месенджерах, особисто. Така комунікація призводила до втрати або дублювання запитів від працівників, що збільшувало час навіть для стандартних відповідей.

В основі — велика база документів, інструкцій, шаблонів. Для нестандартних випадків є форма звернення, яка надходить до P&C, а потім фахівці  розподіляють їх за компетенціями. Співробітнику достатньо лише написати запит.

Система має внутрішню логіку: нагадування про строки, класифікацію за терміновістю, аналітику. Завдяки інтеграції з Workday зменшується ризик помилок і економиться час. А щоденна аналітика допомагає покращувати процеси, звернення обробляються швидше, а працівники задоволені.

Анна розповіла, що наступним кроком цифровізації  P&C-відділу буде автоматизація частини рекрутингу, зокрема тестування AI для скринінгу резюме. Але ключові етапи — співбесіди, оцінювання відповідності культурі залишаться за людьми.