В Україні у 12 разів подорожчала процедура підтвердження дипломів та довідок

CEO + HRD — тандем, що зберігає бізнес у бурю. Досвід топових лідерів команд України.

2 липня на HR Wisdom Summit дізнайтеся про ефективне та стратегічне партнерство між керівником і тим, хто створює бізнес-цінності завдяки управлінню талантами

Забронювати участь

Раніше вартість апостилювання для фізосіб становила 51 гривню, відтепер 610 гривень. Для юридичних осіб ціна на апостиль зросла з 85 гривень до 1060.

Це значить, що збільшиться розмір плати за проставлення апостилю на всіх документах, виданих органами юстиції, судами, державними архівними установами, а також на документах, які оформлюють нотаріуси України. 

Водночас проставлення апостиля є однією з найпопулярніших послуг державної реєстрації, особливо зараз, коли багато українців-біженців намагаються влаштуватись на роботу закордоном або продати своє майно в Україні.  

Апостиль — спосіб легалізації українських документів: для цього проставляється штамп апостилю на оригіналі документа або на його нотаріальній копії. Іншими словами, ця відмітка засвідчує дійсність підписів, статусу осіб, печаток та проставляється на українських документах, які будуть використовуватись за кордоном в усіх країнах-учасницях Гаазької конвенції. 

Як розповіла у коментарі Delo.ua адвокатка компанії "Наказ" Наталія Чацкіс, роль апостилю важлива у використанні і легалізації українських документів саме за кордоном.

"Коли ви приходите до нотаріуса в Україні, засвідчуєте якусь довіреність і потім хочете використати її, наприклад, в Канаді, нотаріус підтверджує, що саме ви прийшли і підписали документ. Така функція нотаріуса. Але як Канада пересвідчиться, що це справді був нотаріус? Для цього використовується апостиль, яким державний орган підтверджує, що процедуру провів діючий нотаріус, з діючою печаткою і підписом", - пояснила адвокатка.

Аналогічно проходить підтвердження законності судових рішень, які видаються в Україні на звичайному бланку А4. Апостиль підтвердить, що це дійсно оригінал рішення, що це справжня печатка і підпис діючого судді. По суті, компетентний орган звіряє підписи і печатки з оригіналами, додала адвокатка.

За словами Наталії Чацкіс, різке зростання вартості апостилювання пов'язане з тим, що вона не змінювалась протягом останніх 20 років.

Досі порядок оплати послуг за проставлення апостилю регулювався наказом Міністерства юстиції України від 18 грудня 2003 року №161/5 "Про розмір та порядок оплати послуг з проставляння апостилю". Згідно з ним, українців, іноземних громадян та осіб без громадянства вартість апостилю становила 3 неоподатковувані мінімуми доходів громадян — 51 гривня, для юросіб — 5 неоподатковуваних мінімумів — 85 гривень.

На які документи проставляється апостиль

Апостиль може бути застосований до різних категорій документів. Зазвичай це документи, що підтверджують компетенцію або рівень освіти особи виданими акредитованими навчальними закладами, держорганами підприємствами та організаціями, що належать до сфери освіти та науки або нотаріальні  документи:

• дипломи про освіту, атестати та свідоцтва про закінчення навчальних закладів, дипломи про освіту, 
• сертифікати про присвоєння учених ступенів; 
• судові рішення та на документах, які виходять від органів прокуратури України, органів юстиції, 
• різні свідоцтва та довідки, у т.ч. довідки про несудимість, свідоцтва, видані органами РАГСу, 
• весь перелік нотаріальних документів.

Не можна поставити апостиль на:

• паспорти; 
• військові квитки; 
• трудові книжки; 
• дозволи на зброю; 
• техпаспорти на автомобілі; 
• закони та інші нормативні акти; 
• листування між установами.

Також не апостилюють оригінали офіційних документів, виданих установами колишніх союзних республік у складі СРСР, пояснюють в Мін'юсті.

Хто уповноважений проставляти апостиль

Компетентними органами для проставлення апостилю в Україні визначені:

• Міністерство юстиції, 
• Міністерство внутрішніх справ;
• Міністерство освіти, 
• Міністерство закордонних справ, 
• державні та приватні нотаріуси.

Процедура проставлення апостилю

Питання оформлення апостилю виникає зазвичай при отриманні посвідки на проживання, права на роботу чи навчання за кордоном, коли людині необхідно підготувати цілий перелік документів, що підтверджують його особу, сімейний стан, освіту тощо.

За кордоном українські документи нелегітимні для приймаючої сторони, якщо вони не перекладені державною мовою країни, в якій фізособа планує перебувати. Щоб  легалізуват документ спеціальним штампом – апостилем, необхідно:

1. Зібрати всі документи та довідки, які потребує іноземна установа;
2. Звернутися до нотаріуса, який на всіх українських документах/довідках, які  вимагає приймаюча країна, проставляє штамп апостилю;
3. Нотаріус перекладе апостильовані документи мовою країни, для якої ці документи необхідні;
4. Нотаріус посвідчить переклад.

Заяву про проставлення апостиля може подати будь-яка особа за умови пред’явлення:  документа, що посвідчує особу громадянина України, відповідного документу, якщо заявник - іноземець.

До заяви про проставлення апостиля додається:

• оригінал документа, на якому необхідно проставити апостиль; 
• документ про оплату послуги з проставлення апостиля або документ, що підтверджує право на звільнення від оплати, чи його засвідчена копія.

У разі перебування заявника за кордоном проставлення апостиля може здійснюватися за його зверненням, направленим поштовим зв’язком до Міністерства юстиції України або територіального органу Міністерства юстиції України.  

Апостиль проставляється безпосередньо на вільному від тексту місці документа або на його зворотному боці чи на окремому аркуші посадовою особою компетентного органу (у такому разі окремий аркуш підшивається червоною або білою ниткою до документа та засвідчується підписом та печаткою).

Зазвичай оформлення апостилю триває від 3 до 5 робочих днів, у МОН процедура може зайняти до 30 робочих днів.

В яких випадках можлива відмова в апостилюванні

У проставленні апостиля на документі може бути відмовлено випадку, якщо:

• документ призначається для використання в країні, яка не приєдналася до Конвенції або є учасницею Конвенції, але висловила заперечення проти приєднання України відповідно до статті 12 Конвенції; 
• не підтверджено якість особи, в якій вона виступала, справжність підпису на документі якої перевіряється при проставленні апостиля; 
• документ не відповідає зразку або формі, встановленому на дату його видачі та не відповідає вимогам щодо складу та порядку розміщення обов'язкових реквізитів;
• текст документа неможливо прочитати внаслідок пошкодження; 
• документ написаний чи підписаний олівцем або отриманий через засоби факсимільного зв'язку; 
• у документі є виправлення або дописки; 
• до повноважень відомства не входить проставлення апостиля на документі; 
• компетентний орган не має зразків відповідних підписів, печаток або штампів.  

Для яких країн потрібно посвідчити апостиль, для яких не потрібно

Штамп апостилю використовують лише країни-учасниці «Гаазької конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, від 5 жовтня 1961 року». Апостилем послуговуються більшість країн, їхній перелік можна знайти за посиланням.

Проте легалізувати документи можна і без апостилю, наголошує Наталія Чацкіс. Наприклад, через консульську легалізацію за кордоном. Проте ця процедура набагато складніша і займає більше часу.

Окрім того, документи в деяких країнах приймаються абез апостиля та консульської легалізації. На підставі Мінської конвенції 1993 року, ні апостиль, ні консульська легалізація українських документів не потрібні в Вірменії, Казахстані, Киргизстані, Молдові, Таджикистані, Узбекистані.

Крім того, Україна має двосторонні договори про правову допомогу, які скасовують необхідність апостилю та консульської легалізації з наступними країнами: Болгарія, В'єтнам, Грузія, Естонія, Латвія, Литва, Монголія, Північна Македонія, Польща, Румунія, Сербія, Словаччина, Туреччина, Угорщина, Чехія.

Для підтвердження дійсності українських документів у цих країнах може знадобитися лише офіційний переклад документа та нотаріальне засвідчення.