Отмена актов выполненных работ: как бизнесу перейти на инвойсы и не получить штраф

Украинские компании долгое время тратили ресурсы на оформление бумажных актов выполненных работ, прежде всего во избежание санкций во время налоговых проверок. За отсутствие подписанного документа предусмотрен штраф в размере 1020 гривен, а за повторное нарушение в течение года – 2040 гривен. Но самой большой проблемой было то, что без акта налоговая просто не признавала расходы предприятия. Это приводило к доначислению налогов, и финансовые потери бизнеса могли достигать десятков или сотен тысяч гривен через один отсутствующий документ.

Теперь компании могут самостоятельно выбирать способ подтверждения предоставленных услуг. Акты выполненных работ не запрещены, но бизнес может использовать европейскую практику – счета на оплату (инвойсы). Факт оплаты счета клиентом подтверждает, что работа выполнена и претензий нет. По данным портала "Дія.бізнес", необязательность актов позволит предпринимателям ежегодно экономить до 20 миллиардов гривен. Ранее на администрирование этих документов одно предприятие тратило около 4000 гривен ежемесячно, а также до 5% рабочего времени руководителя и 13% бухгалтера. Кроме того новый подход значительно упрощает сотрудничество с иностранными партнерами.

Когда счет официально заменяет акт: главные условия

Новый закон вводит очень простое, но революционное правило: если на вашем документе нет подписи, фамилии или печати клиента — это больше не ошибка. Документ все равно считается действительным. Теперь налоговая инспекция не сможет выписать штраф только потому, что вы не собрали все "автографы" от заказчиков.

Антон Скоков, руководитель сервиса цифровых решений для бизнеса "Вовремя", советует относиться к этим изменениям как к классной возможности осовременить компанию, а не как к жесткому долгу.

"Здесь важно сразу развеять распространенное заблуждение: закон не отменяет акты. Он меняет подход — и только для тех, кто сознательно выбирает упрощенный порядок", — комментирует он.

Эксперт объясняет, что по новым правилам документ действительно может обойтись без подписи, фамилии или должности клиента. Но для этого предпринимателю нужно выполнить два условия: четко прописать такой формат работы в договоре и зафиксировать операцию в бухгалтерии именно тогда, когда услуга была реально предоставлена.

Но есть исключения. Работать только по счетам не получится там, где государство требует строгого контроля над каждой копейкой. Новые упрощенные правила не относятся:

• государственных закупок и оплат за счет государственного бюджета;
• аренды государственного или коммунального имущества;
• строительства (там бумажные акты скрытых работ остаются обязательными для безопасности);
• разработки строительных проектов;
• оказание благотворительности или гуманитарной помощи.

Как реагирует рынок: экономия на миллионы и отказ от "беготни"

Эксперт отмечает, что сейчас украинский рынок разделился на две части. Большинство компаний пока действуют очень осторожно: они замерли в ожидании и ждут четких инструкций от своих бухгалтеров и юристов. А вот более современные компании, уже давно перешедшие на электронные документы, массово убирают акты по своей работе.

В самом сервисе "Вовремя" такой подход работает достаточно давно. Их внутренние правила еще до принятия закона предусматривали правило "молчаливого согласия": если заказчик не подписал акт в течение нескольких дней, услуга считается предоставленной автоматически. Теперь государство официально разрешило делать так всему бизнесу.

Главный плюс отказа от актов – это сохраненные деньги и время работников. Раньше менеджерам приходилось постоянно звонить клиентам и уговаривать их вернуть подписанные бумажки.

"До 95% снижается время на подписании документов, и это можно делать без привязки к офису. Можно удобно подписать все даже в мобильном приложении", - подчеркивает Антон Скоков.

Эксперт добавляет, что любая ошибка в бумажном формате означала возврат документа. Его переработка затягивалась на дни или даже недели. В электронном же виде все исправляется за несколько кликов, что имеет огромное значение для компаний с большим объемом работы.

Согласование одного бумажного документа обходится компании примерно в 300 гривен. В эту сумму входит стоимость самой бумаги, печати, услуг почты или курьера, а главное — рабочее время работника, занимающегося этим. Если компания ежемесячно создает тысячи таких актов, отказ от них мгновенно сэкономит десятки тысяч, а в разрезе года – миллионы гривен дополнительной прибыли.

Юридическая безопасность: как переписать договор и не получить проблем

Однако не стоит радоваться раньше времени, просто сбрасывать клиенту счет в файле Word и считать, что все хорошо. Надо позаботиться о надежной юридической защите, иначе налоговая найдет к чему придраться.

Ирина Домитращук, адвокат и партнер Адвокатского объединения Magnet legal law firm, предупреждает бизнесменов: обычная бумажка с суммой к оплате не станет надежной защитой от проблем, если ее оформить неправильно.

"Простой счет не заменяет акт. Он лишь требует оплаты и не подтверждает предоставление, период, объем и принятие услуги", - отмечает юрист.

Она объясняет, что отсутствие подписи клиента не будет считаться нарушением только при определенных условиях. Для этого инвойс должен содержать четкую дату или период предоставления услуг, а сам договор должен напрямую разрешать такой формат оформления документов.

Чтобы избежать проблем, эксперт советует компаниям добавить в свои контракты механизм "молчаливого принятия". Это правило работает следующим образом: исполнитель создает счет и посылает его клиенту. Заказчик имеет, например, 5 рабочих дней на жалобы. Если за это время претензий нет, услуга автоматически считается принятой в полном объеме.

Если предприниматель хочет доказать, что работу сделали плохо, но акта больше нет, а деньги уже заплатили заранее, Ирина Домитращук объясняет, что отсутствие акта не отнимает у вас право спорить с недобросовестными исполнителями.

Сама по себе оплата счета не гарантирует, что работа проделана качественно. Теперь вся безопасность зависит исключительно от того, что написано в вашем договоре. В нем следует максимально детально расписать критерии качества. А в случае спора или суда решающее значение будет иметь не одна бумажка, а все доказательства вместе: ваша переписка с исполнителем, рабочие отчеты, скриншоты или фотографии результатов работы.

Будет ли налоговая штрафовать по привычке?

Конечно, бизнес больше всего боится налоговых проверок. Не получится ли так, что закон есть, а местные инспекторы все равно потребуют бумажные акты с подписями?

Юрист признает, что в начале такой риск действительно есть, ведь инспекторы привыкли работать по старинке. Но есть публичные разъяснения от областных налоговых, которые подтверждают, что новый подход работает легально.

Чтобы инспектор не смог выписать штраф, Ирина Домитращук советует показывать ему не только сам счет, а целый "защитный пакет" документов:

1. Письменный контракт, где верно разрешено работать без актов.
2. Счет (инвойс) с обязательно указанным периодом, когда оказывалась услуга.
3. Банковские выписки, подтверждающие оплату.
4. Доказательства того, что работа реально производилась (отчеты, письма, технические данные).
5. Правильные записи в бухгалтерском учете.

Еще одна огромная ловушка для бухгалтеров — путаница с датами из-за предоплаты.

"Даже если вы пользуетесь только счетом, дату операции в бухгалтерии нужно ставить не в день оплаты, а по тому периоду работы, который указан в самом документе", - советует эксперт.

Простыми словами: если клиент сбросил вам предоплату 10 числа, а саму услугу вы оказывали с 20 по 30 число, для налоговой важной будет дата, когда услугу реально перестали предоставлять (т.е. 30 число), а не день, когда пришли деньги на карточку.

Двойные налоги, кассовые аппараты и будущее без людей

Многих предпринимателей (особенно имеющих программные кассовые аппараты) пугал еще один вопрос: не придется ли платить налоги дважды, если выписать клиенту и счет (инвойс), и фискальный чек?

Антон Скоков успокаивает бизнес: никакой путаницы не будет, потому что это совершенно разные вещи, выполняющие разные функции.

• Счет (инвойс) подтверждает сам факт того, что вы совершили свою работу или оказали услугу.
• Фискальный чек (выданный на кассе) просто подтверждает факт того, что вы получили деньги от клиента (если он платил наличными или банковской картой). Риска двойного учета здесь нет.

Что касается полной автоматизации, когда бухгалтер мгновенно видит статус оплаты без участия человека, то бизнесу придется подождать. Эксперт объясняет, что сервис не передает данные клиентов в налоговую, ведь вся информация надежно зашифрована. Автоматическое подтверждение оплат станет реальностью позже, когда банки откроют доступ к своим системам (API).

По словам руководителя "Вовремя", действовать здесь нужно последовательно: сначала компаниям следует перейти на электронные документы и навести порядок в процессах, ведь на рынке еще остается много бумаги.

"Нет смысла автоматизировать хаос - он так и автоматизируется, только быстрее", - заключает Антон Скоков.

Сейчас главная и первоочередная задача для бизнеса — проверить свои договоры, обновить их под новые правила и перевести максимум документов в цифровой формат. Как только большинство компаний начнет работать с электронными счетами, Украина окончательно простится с бюрократией, которая тормозила развитие бизнеса.