Скасування актів виконаних робіт: як бізнесу перейти на інвойси та не отримати штраф

Українські компанії тривалий час витрачали ресурси на оформлення паперових актів виконаних робіт, насамперед щоб уникнути санкцій під час податкових перевірок. За відсутність підписаного документа передбачено штраф у розмірі 1020 гривень, а за повторне порушення протягом року — 2040 гривень. Але найбільшою проблемою було те, що без акта податкова просто не визнавала витрати підприємства. Це призводило до донарахування податків, і фінансові втрати бізнесу могли сягати десятків чи сотень тисяч гривень через один відсутній документ.

Тепер компанії можуть самостійно обирати спосіб підтвердження наданих послуг. Акти виконаних робіт не заборонені, але бізнес може використовувати європейську практику — рахунки на оплату (інвойси). Факт оплати рахунку клієнтом підтверджує, що роботу виконано і претензій немає. За даними порталу "Дія.Бізнес", необов'язковість актів дозволить підприємцям щороку заощаджувати до 20 мільярдів гривень. Раніше на адміністрування цих документів одне підприємство витрачало близько 4000 гривень щомісяця, а також до 5% робочого часу керівника та 13% часу бухгалтера. Крім того, новий підхід значно спрощує співпрацю з іноземними партнерами.

Коли рахунок офіційно замінює акт: головні умови

Новий закон запроваджує дуже просте, але революційне правило: якщо на вашому документі немає підпису, прізвища чи печатки клієнта — це більше не є помилкою. Документ все одно вважається дійсним. Відтепер податкова інспекція не зможе виписати штраф лише через те, що ви не зібрали всі "автографи" від замовників.

Антон Скоков, керівник сервісу цифрових рішень для бізнесу "Вчасно", радить ставитися до цих змін як до класної можливості осучаснити компанію, а не як до жорсткого обов'язку.

"Тут важливо одразу розвіяти поширене хибне уявлення: закон не скасовує акти. Він змінює підхід — і лише для тих, хто свідомо обирає спрощений порядок", — коментує він.

Експерт пояснює, що за новими правилами документ дійсно може обійтися без підпису, прізвища чи посади клієнта. Але для цього підприємцю треба виконати дві умови: чітко прописати такий формат роботи у договорі та зафіксувати операцію в бухгалтерії саме тоді, коли послуга була реально надана.

Але є винятки. Працювати лише за рахунками не вийде там, де держава вимагає суворого контролю за кожною копійкою. Нові спрощені правила не стосуються:

• державних закупівель та будь-яких оплат за рахунок державного бюджету;
• оренди державного або комунального майна;
• будівництва (там паперові акти прихованих робіт залишаються обов'язковими для безпеки);
• розробки будівельних проєктів;
• надання благодійності чи гуманітарної допомоги.

Як реагує ринок: економія на мільйони та відмова від "біганини"

Експерт зазначає, що зараз український ринок поділився на дві частини. Більшість компаній поки що діє дуже обережно: вони завмерли в очікуванні та чекають чітких інструкцій від своїх бухгалтерів та юристів. А от сучасніші компанії, які вже давно перейшли на електронні документи, масово прибирають акти зі своєї роботи.

У самому сервісі "Вчасно" такий підхід працює досить давно. Їхні внутрішні правила ще до ухвалення закону передбачали правило "мовчазної згоди": якщо замовник не підписав акт протягом кількох визначених днів, послуга вважається наданою автоматично. Тепер держава офіційно дозволила робити так усьому бізнесу.

Головний плюс відмови від актів — це збережені гроші та час працівників. Раніше менеджерам доводилося постійно дзвонити клієнтам і вмовляти їх повернути підписані папірці.

"До 95% знижується час на підписанні документів, і це можна робити без прив’язки до офісу. Можна зручно підписати все навіть у мобільному застосунку", — підкреслює Антон Скоков.

Експерт додає, що будь-яка помилка в паперовому форматі означала повернення документа. Його переробляння затягувалося на дні або навіть тижні. В електронному ж вигляді все виправляється за кілька кліків, що має величезне значення для компаній із великим обсягом роботи.

Погодження лише одного паперового документа обходиться компанії приблизно у 300 гривень. У цю суму входить вартість самого паперу, друку, послуг пошти чи кур'єра, а головне — робочий час працівника, який цим займається. Якщо компанія щомісяця створює тисячі таких актів, відмова від них миттєво зекономить десятки тисяч, а в розрізі року — мільйони гривень додаткового прибутку.

Юридична безпека: як переписати договір і не отримати проблем

Проте не варто радіти завчасно, просто скидати клієнту рахунок у файлі Word і вважати, що все добре. Треба подбати про надійний юридичний захист, інакше податкова знайде до чого причепитися.

Ірина Домітращук, адвокатка та партнерка Адвокатського об'єднання Magnet legal law firm, попереджає бізнесменів: звичайний папірець із сумою до оплати не стане надійним захистом від проблем, якщо його оформити неправильно.

"Простий рахунок не замінює акт. Він лише вимагає оплати і не підтверджує надання, період, обсяг та прийняття послуги", — наголошує юристка.

Вона пояснює, що відсутність підпису клієнта не вважатиметься порушенням лише за певних умов. Для цього інвойс має містити чітку дату або період надання послуг, а сам договір має прямо дозволяти такий формат оформлення документів.

Щоб уникнути проблем, експертка радить компаніям додати у свої контракти механізм "мовчазного прийняття". Це правило працює так: виконавець створює рахунок і надсилає його клієнту. Замовник має, наприклад, 5 робочих днів на скарги. Якщо за цей час претензій немає — послуга автоматично вважається прийнятою в повному обсязі.

Якщо підприємець хоче довести, що роботу зробили погано, але акта більше немає, а гроші вже заплатили наперед, Ірина Домітращук пояснює, що відсутність акта не забирає у вас право сперечатися з недобросовісними виконавцями. 

Сама по собі оплата рахунку не гарантує, що робота виконана якісно. Тепер уся безпека залежить виключно від того, що написано у вашому договорі. У ньому треба максимально детально розписати критерії якості. А в разі суперечки або суду вирішальне значення матиме не один папірець, а всі докази разом: ваше листування з виконавцем, робочі звіти, скриншоти чи фотографії результатів роботи.

Чи буде податкова штрафувати за звичкою?

Звісно, бізнес найбільше боїться податкових перевірок. Чи не вийде так, що закон є, а місцеві інспектори все одно будуть вимагати паперові акти з підписами?

Юристка визнає, що на початку такий ризик дійсно є, адже інспектори звикли працювати по-старому. Але вже є публічні роз'яснення від обласних податкових, які підтверджують, що новий підхід працює легально.

Щоб інспектор не зміг виписати штраф, Ірина Домітращук радить показувати йому не лише сам рахунок, а цілий "захисний пакет" документів:

1. Письмовий договір, де чітко дозволено працювати без актів.
2. Рахунок (інвойс) з обов'язково вказаним періодом, коли надавалася послуга.
3. Банківські виписки, які підтверджують оплату.
4. Докази того, що робота реально робилася (звіти, листи, технічні дані).
5. Правильні записи у бухгалтерському обліку.

Ще одна величезна пастка для бухгалтерів — плутанина з датами через передоплату.

"Навіть якщо ви користуєтеся лише рахунком, дату операції в бухгалтерії треба ставити не в день оплати, а за тим періодом роботи, який вказаний у самому документі", — радить експертка.

Простими словами: якщо клієнт скинув вам передоплату 10 числа, а саму послугу ви надавали з 20 по 30 число, для податкової важливою буде дата, коли послугу реально закінчили надавати (тобто 30 число), а не день, коли прийшли гроші на картку.

Подвійні податки, касові апарати та майбутнє без людей

Багатьох підприємців (особливо тих, хто має програмні касові апарати) лякало ще одне питання: чи не доведеться платити податки двічі, якщо виписати клієнту і рахунок (інвойс), і фіскальний чек?

Антон Скоков заспокоює бізнес: ніякої плутанини не буде, бо це абсолютно різні речі, які виконують різні функції.

• Рахунок (інвойс) підтверджує сам факт того, що ви зробили свою роботу чи надали послугу.
• Фіскальний чек (виданий на касі) просто підтверджує факт того, що ви отримали гроші від клієнта (якщо він платив готівкою чи банківською карткою). Ризику подвійного обліку тут немає.

Щодо повної автоматизації, коли бухгалтер миттєво бачить статус оплати без участі людини, бізнесу доведеться почекати. Експерт пояснює, що сервіс не передає дані клієнтів до податкової, адже вся інформація надійно зашифрована. Автоматичне підтвердження оплат стане реальністю пізніше, коли банки відкриють доступ до своїх систем (API).

За словами керівника "Вчасно", діяти тут треба послідовно: спочатку компаніям варто перейти на електронні документи та навести лад у процесах, адже на ринку ще залишається багато паперу.

"Немає сенсу автоматизувати хаос — він так і автоматизується, тільки швидше", — підсумовує Антон Скоков.

Тож зараз головна і першочергова задача для бізнесу — перевірити свої договори, оновити їх під нові правила та перевести максимум документів у цифровий формат. Щойно більшість компаній почне працювати з електронними рахунками, Україна остаточно попрощається з бюрократією, яка гальмувала розвиток бізнесу.