Поможет смягчить проблему нехватки кадров и не только ее: какую пользу может принести автоматизация рабочих процессов

Владелец сетей Eva и Varus, президент корпорации Terwin Руслан Шостак, заявил, что с проблемой дефицита кадров в Украине бизнес может справиться путем инвестиций в технологические продукты и автоматизацию процессов.

На глобальном рынке труда,по данным McKinsey, к 2030 году деятельность, на которую приходится до 30% рабочего времени в экономике США, может быть автоматизирована, и эта тенденция ускорится благодаря генеративному ИИ. Однако аналитики считают, что генеративный ИИ скорее улучшит работу специалистов в сфере STEM, креативных технологий, бизнеса и юриспруденции, чем полностью ликвидирует значительное количество рабочих мест. Наибольшее влияние автоматизация, скорее всего, будет иметь другие категории рабочих мест. Поэтому занятость в сфере офисной поддержки, обслуживания клиентов и общепита может продолжить сокращаться.

Пандемия коронавируса ускорила процесс автоматизации на рабочих местах. Уже тогда характер работы изменился, поскольку многие работники перешли на отдаленные или гибридные модели работы, а работодатели ускорили внедрение технологий автоматизации. Также ускоренное развитие генеративного искусственного интеллекта с его расширенными возможностями естественной речи расширило возможности автоматизации на гораздо более широкий круг профессий.

Какую пользу может принести автоматизация на рабочем месте

Автоматизация рабочих процессов повышает эффективность и снижает нагрузку на работников. Однако автоматизированные программы не могут генерировать новые идеи, решать проблемы нестандартными методами или предлагать новые инициативы, говорит Recruitment Team Lead – REDI Бархоленко Екатерина. Ведь люди обладают креативностью и способностью к инновациям, которые технологии пока не могут воспроизвести.

По ее словам, также важно учитывать адаптивность. Автоматизированные системы не могут быстро адаптироваться к изменениям в бизнесе, новым обстоятельствам или изменять подход к работе в зависимости от ситуации. Благодаря человеческой адаптивности, бизнесы могут эффективно справляться с форс-мажорами и кризисными ситуациями. В свою очередь, автоматизированные системы требуют дополнительной настройки и программирования для выполнения задач в соответствии с новыми требованиями.

Отдельно следует отметить сферы деятельности, где важны навыки эффективной коммуникации и взаимодействия. Технологии не могут эффективно взаимодействовать с клиентами, используя индивидуальный подход, мотивировать команду или управлять конфликтами. Эти навыки нуждаются в развитом эмоциональном интеллекте и межличностных навыках, которые технологии не способны обеспечить.

Собеседник Delo.ua COO Netpeak Agencies Group Егор Демьянков отметил, что автоматизация действует как мощный бустер к человеческим возможностям, приумножает производительность, но без человеческого ресурса теряет свой смысл.

Приоритетным направлением для топ-менеджеров сегодня является стремление максимизировать производительность работы команды. Егор Демьянков привел пример, что в Netpeak автоматизировали большинство рабочих процессов, таких как:

• Сбор и анализ данных по бизнес-показателям с помощью дашбордов на базе Power BI, подключенных к внутренней CRM-системе.
• Начисление заработной платы, отслеживание статусов сотрудников: количество дней отпуска и больничных, памятных дат сотрудников: день рождений, годовщин работы в компании, благодаря автоматизации через внутреннюю ERP-систему. Также у каждого из команды есть возможность автоматически давать запрос на получение day off и видеть, сколько у него осталось неиспользованного отпуска или больничных дней.
• Подготовка отчетов и анализ финансовых показателей с помощью автоматизированных дашбордов.
• Уведомления и триггерные рассылки в работе над задачами.

Кроме вышеуказанных возможностей, которые дала автоматизация, в Netpeak отследили положительные результаты во взаимодействии с партнерами:

• За восемь месяцев работы удалось сократить время на подготовку прессей с 6 до 2 дней.
• Сократили время реакции на первичные заявки клиентов на 62% (с 2:48 часов до 1:04).
• Оптимизировали работу менеджеров посредством автоматизированного анализа показателей эффективности.
• Обеспечили точность и согласованность данных в разных системах.
• Снизили затраты на ошибки, которые могут возникать при ручной обработке данных.

Учитывая дефицит кадров в Украине, автоматизация офисных процессов, в частности коммуникации и планирования, может существенно повысить эффективность работы и снизить нагрузку на персонал, считает Recruitment Team Lead - REDI Бархоленко Екатерина.

Автоматическое планирование встреч облегчает организацию рабочих встреч с помощью классических инструментов таких, как Google Calendar или Microsoft Outlook, автоматически синхронизирующих графики сотрудников и находящих самое удобное время для встреч. Или более новых инструментов таких как Calendly, ScheduleOnce, Doodle, которые позволяют также создавать различные типы встреч, включая одноразовые или регулярные, и создавать персонализированные расписания встреч.

Кроме того, чат-боты для внутренней коммуникации облегчают доступ к информации и отвечают на типичные вопросы сотрудников. Это уменьшает нагрузку на отдел HR и другие службы, а также обеспечивает быстрый доступ к необходимой информации. Интеграция чат-ботов с другими системами компании позволяет им давать более точные и релевантные ответы на запросы сотрудников.

Бархоленко Екатерина отметила, что автоматизация коммуникаций и планирование создает более организованную и эффективную рабочую среду. Это особенно важно в условиях дефицита кадров, поскольку позволяет снизить нагрузку на сотрудников, улучшить координацию команд и повысить общую производительность. Инвестирование в такие технологии помогает компаниям адаптироваться к новым условиям и оставаться конкурентоспособными на рынке.

В Intellias уже несколько лет работают над тем, чтобы максимально упростить и автоматизировать прежде всего процессы связанные с HR-функциями, профессиональным и карьерным развитием. Однако цель компании не заменить людей, а забрать у них часть рутинных задач, высвободив время для работы над более масштабными и интересными задачами. А с другой - максимально упростить доступ работников к услугам и сервисам компании.

Так, еще в 2021 году Intellias запустили онлайн платформу Career Hub. Основной задачей было облегчить и автоматизировать процесс профессионального роста в компании. Платформа стала единственным центром, объединившим все профессиональные и карьерные возможности: начиная с получения фидбека, проверки навыков, тренингов, менторства и заканчивая запросами на ротацию между проектами компании, релокацию в другие города или страны и пересмотром вознаграждения или пакета бенефитов.

В 2023 году, учитывая запрос специалистов и специалисток компании, была создана IntelliHub, которая уже является целой экосистемой разнообразных сервисов и объединяет в одном месте все возможности, которые компания предлагает своим специалистам и специалисткам. В эту экосистему вошел и Career Hub с фокусом на развитии профессиональных и карьерных возможностей.

Если подытожить, IntelliHub сегодня помогает коллегам:

1. Узнать и при необходимости откорректировать публичную информацию о себе.
2. Выбрать обучающие программы и познавательные онлайн события, происходящие в компании еженедельно.
3. Самостоятельно управлять своей карьерой и профессиональным путём, пользуясь платформой карьерной навигации Fuel50.
4. Находить наставников и менторов, получать фидбек в рамках программы IntelliMenrtorship.
5. Предложить себя в роли технического интервьюера, ментора, спикера на внутренних или внешних ивентах, стать наставником для новоприбывших коллег и т.д.
6. Выбрать разные возможности для изучения английского языка.
7. Делиться идеями и предлагать инициативы по рабочим процессам, командному отдыху или другим вопросам в Initiatives Hub.
8. Присоединиться к профессиональным сообществам или сообществам по интересам и хобби.
9. Поддерживать благотворительные проекты на внутренней краудфандинговой платформе IntelliShare.
10. Запрос на просмотр вознаграждения, ротацию на другой проект, изменять пакет бенефитов и многое другое.

Также в 2023 году компания запустила IntelliBot. Это платформа, с которой можно запускать разнообразные ассистенты в корпоративной среде на базе искусственного интеллекта. Во внутренних процессах компании он используется в качестве замены ChatGPT. Другие компании могут использовать этот продукт для энтерпрайз поиска по корпоративным данным и управление процессами компании используя GenAI чат.

В частности, с его помощью в компании запускают инструменты, которые берут на себя долю HR-функций и внутренних коммуникаций со специалистами и специалистами организации. В будущем планируется использовать его и при онбординге новых специалистов. Также он помогает находить информацию в корпоративной базе знаний. К примеру, о том, как взять отпуск, как найти ментора или узнать, какие проекты делали с тем или иным клиентом. Также в планах компании на будущее добавить в помощник возможность создания запросов.

Кроме того, в разработке внутреннего продукта для улучшения эффективности разработчиков Intelli Co-pilot. Он используется для генерации кода вместо девелоперов и в некоторых случаях сможет выполнять задачи, которые обычно делают разработчики уровня джуниор и миддл. Такие инструменты в будущем могут оказать большое влияние на рынок талантов и решить вопрос с нехваткой необходимых специалистов или специалисток.

Смягчение проблемы нехватки персонала, но не решение ее

Егор Демьянков отметил, что внедрение автоматизации может помочь смягчить проблему нехватки кадровых ресурсов, но не решит ее. Делегируя рутинные и повторяющиеся задачи автоматизированным системам компании могут более эффективно использовать имеющийся человеческий ресурс. Это позволяет работникам сосредоточиться на задачах, требующих творческого и аналитического мышления, а также стратегического видения именно тех аспектах, где человеческий интеллект сейчас преобладает машинный.

Однако следует отметить, что процесс автоматизации сам по себе достаточно сложный и длительный, требует значительных усилий и ресурсов на начальном этапе, поэтому он посоветовал автоматизировать только стабильные и хорошо отлаженные процессы.

Если посмотреть на глобальный рынок, то некоторые люди осуждают автоматизацию как убийцу рабочих мест, реальность такова, что автоматизация помогает изменить будущее, делая рабочее место более человечным, а не менее. Как пишет издание Forbes, это может показаться противоречивым, но нужно более пристальное рассмотрение автоматизации на работе.

Например, в производстве может показаться, что внедрение автоматизации отнимает рабочие места у людей. Однако на самом деле происходит то, что машины берут на себя роли с более низкими навыками, что в будущем освобождает людей, позволяя им сосредоточиться на более творческих задачах. Роботов не волнует, делают ли они одно и то же изо дня в день. Между тем люди становятся более продуктивными, когда в их работе есть смысл и цель. Автоматизация предоставляет простор для развития этой цели.

Поэтому вместо того, чтобы бояться того, как автоматизация сменит рабочее место, организациям следует обращать внимание на возможности, которые она открывает. Независимо от того, используется ли она для повышения качества продукта, улучшения процесса адаптации новых сотрудников или увольнения работников для перехода на более высокооплачиваемые должности, технологии будут ключевым игроком в создании более человечного рабочего места.

CEO&Co-Founder BazaIT Виктория Наливайко резюмировала, что автоматизация не заменит человеческий ресурс.

Она добавила, что в украинских реалиях следует инвестировать во все параллельно – в рынок труда, в формирование рабочих мест, в автоматизацию, как современный подход к построению производств и экономию, что тоже может являться решением в ситуации отсутствия квалифицированных кадров. В Украине нужно внедрять автоматизированный подход, так как это уже необходимость.