Допоможе пом'якшити проблему нестачі кадрів та не тільки її: яку користь може принести автоматизація робочих процесів

Власник мереж Eva і Varus, президент корпорації Terwin Руслан Шостак заявив, що із проблемою дефіциту кадрів в Україні бізнес може впоратися шляхом інвестицій у технологічні продукти та автоматизацію процесів. 

На глобальному ринку праці, за даними McKinsey, до 2030 року діяльність, на яку припадає до 30% робочого часу в економіці США, може бути автоматизована, і ця тенденція прискориться завдяки генеративному ШІ. Однак аналітики вважають, що генеративний ШІ скоріше покращить роботу фахівців у сфері STEM, креативних технологій, бізнесу та юриспруденції, аніж повністю ліквідує значну кількість робочих місць. Найбільший вплив автоматизація, швидше за все, матиме на інші категорії робочих місць. Тому зайнятість у сфері офісної підтримки, обслуговування клієнтів та громадського харчування може продовжити скорочуватися.

Пандемія коронавірусу пришвидшила процес автоматизації на робочих місцях. Вже тоді характер роботи змінився, оскільки багато працівників перейшли на віддалені або гібридні моделі роботи, а роботодавці прискорили впровадження технологій автоматизації. Також прискорений розвиток генеративного штучного інтелекту з його розширеними можливостями природної мови розширив можливості автоматизації на набагато ширше коло професій.

Яку користь може принести автоматизація на робочому місці

Автоматизація робочих процесів підвищує ефективність і знижує навантаження на працівників. Однак автоматизовані програми не можуть генерувати нові ідеї, вирішувати проблеми нестандартними методами чи пропонувати нові ініціативи, каже Recruitment Team Lead - REDI Бархоленко Катерина. Адже люди мають креативність і здатність до інновацій, які технології поки що не можуть відтворити.

За її словами також важливо враховувати адаптивність. Автоматизовані системи не можуть швидко адаптуватися до змін у бізнесі, нових обставин чи змінювати підхід до роботи залежно від ситуації. Завдяки людській адаптивності бізнеси можуть ефективно справлятися з форс-мажорами та кризовими ситуаціями. В свою чергу автоматизовані системи потребують додаткового налаштування та програмування для виконання задач відповідно до нових вимог.

Окремо варто відзначити сфери діяльності, де важливі навички ефективної комунікації та взаємодії. Технології не можуть ефективно взаємодіяти з клієнтами, використовуючи індивідуальний підхід, мотивувати команду або управляти конфліктами. Ці навички потребують розвиненого емоційного інтелекту та міжособистісних навичок, які технології не здатні забезпечити.

Співрозмовник Delo.ua COO Netpeak Agencies Group Єгор Дем'янков зазначив, що автоматизація діє як потужний бустер до людських можливостей, примножує продуктивність, але без людського ресурсу втрачає свій сенс.

Пріоритетним напрямком для топменеджерів сьогодні є прагнення максимізувати продуктивність роботи команди. Єгор Дем'янков навів приклад, що в Netpeak автоматизували більшість робочих процесів, таких, як: 

• Збір та аналіз даних по бізнес-показниках, за допомогою дашбордів на базі Power BI, підключених до внутрішньої CRM-системи. 
• Нарахування заробітної плати, відстеження статусів співробітників: кількості днів відпустки й лікарняних, памʼятних дат співробітників: день народжень, річниць роботи в компанії, завдяки автоматизації через внутрішню ERP-систему. Також у кожного з команди є можливість автоматично давати запит на отримання day off та бачити скільки у нього залишилось невикористаної відпустки чи лікарняних днів. 
• Підготовку звітів та аналіз фінансових показників за допомогою автоматизованих дашбордів.
• Сповіщення та тригерні розсилки в роботі над задачами.

Окрім зазначених вище можливостей, які дала автоматизація, у Netpeak відстежили позитивні результати у взаємодії з партнерами: 

• За вісім місяців роботи вдалося скоротити час на підготовку пресейлів з 6 до 2 днів. 
• Скоротили час реакції на первинні заявки клієнтів на 62% (з 2:48 годин до 1:04).
• Оптимізували роботу менеджерів за допомогою автоматизованого аналізу показників ефективності.
• Забезпечили точність та узгодженість даних у різних системах.
• Зменшили витрати на помилки, які можуть виникати при ручній обробці даних.

З огляду на дефіцит кадрів в Україні, автоматизація офісних процесів, зокрема комунікації та планування, може суттєво підвищити ефективність роботи та зменшити навантаження на персонал, вважає Recruitment Team Lead - REDI Бархоленко Катерина.

Автоматичне планування зустрічей полегшує організацію робочих зустрічей за допомогою класичних інструментів таких, як Google Calendar або Microsoft Outlook, які автоматично синхронізують графіки співробітників і знаходять найзручніший час для зустрічей. Або ж більш нових інструментів таких як Calendly, ScheduleOnce, Doodle, які дозволяють також створювати різні типи зустрічей, включаючи одноразові або регулярні, та створювати персоналізовані розклади зустрічей.

Крім того, чат-боти для внутрішньої комунікації полегшують доступ до інформації та відповідають на типові питання співробітників. Це зменшує навантаження на HR відділ та інші служби, а також забезпечує швидкий доступ до необхідної інформації. Інтеграція чат-ботів з іншими системами компанії дозволяє їм надавати більш точні та релевантні відповіді на запити співробітників.

Бархоленко Катерина наголосила на тому, що автоматизація комунікацій та планування створює більш організоване та ефективне робоче середовище. Це особливо важливо в умовах дефіциту кадрів, оскільки дозволяє знизити навантаження на співробітників, покращити координацію команд та підвищити загальну продуктивність. Інвестування в такі технології допомагає компаніям адаптуватися до нових умов та залишатися конкурентоспроможними на ринку.

В Intellias вже кілька років поспіль працюють над тим, аби максимально спростити і автоматизувати насамперед процеси пов’язані з HR-функціями, професійним і кар’єрним розвитком. Проте мета компанії не замінити людей, а забрати в них частину рутинних завдань, вивільнивши час для роботи над більш масштабними і цікавими завданнями. А з іншого боку - максимально спростити доступ працівників до послуг та сервісів компанії. 

Так, ще в 2021 році Intellias запустили онлайн платформу Career Hub. Основним її завданням було полегшити та автоматизувати процес професійного зростання в компанії. Платформа стала єдиним центром, який об’єднав усі професійні та кар’єрні можливості: починаючи з отримання фідбеку, перевірки навичок, тренінгів, менторства і закінчуючи запитами на ротацію між проєктами компанії, релокацію в інші міста чи країни та переглядом винагороди чи пакету бенефітів.  

В 2023 році, враховуючи запит спеціалістів та спеціалісток компанії, було створено IntelliHub, який вже є цілою екосистемою різноманітних сервісів і об’єднує в одному місці усі можливості, які пропонує компанія своїм спеціалістам та спеціалісткам. До цієї екосистеми увійшов і Career Hub з фокусом на розвитку професійних і кар’єрних можливостей.    

Якщо підсумувати, IntelliHub сьогодні допомагає колегам: 

1. Дізнатися та за потреби відкоригувати публічну інформацію про себе. 
2. Обрати навчальні програми та пізнавальні онлайн-події, що відбуваються в компанії щотижня. 
3. Самостійно керувати своєю кар’єрою та професійним шляхом, користуючись платформою кар’єрної навігації Fuel50. 
4. Знаходити наставників та менторів, отримувати фідбек у межах програми  IntelliMenrtorship.  
5. Запропонувати себе в ролі технічного інтерв’юера, ментора, спікера на внутрішніх чи зовнішніх івентах, стати наставником для новоприбулих колег та ін. 
6. Обрати різноманітні можливості для вивчення англійської мови. 
7. Ділитися ідеями та пропонувати ініціативи стосовно робочих процесів, командного відпочинку чи інших питань в Initiatives Hub. 
8. Доєднатись до професійних спільнот чи спільнот за інтересами та хоббі. 
9. Підтримувати благодійні проєкти на внутрішній краудфандинговій платформі IntelliShare. 
10. Робити запит на перегляд винагороди, ротацію на інший проєкт, змінювати пакет бенефітів та багато іншого.

Також в 2023 році компанія запустила IntelliBot. Це платформа з якої можна запускати різноманітні асистенти у корпоративному середовищі на базі штучного інтелекту. У внутрішніх процесах компанії він використовується як заміна ChatGPT. Інші компанії можуть використовувати цей продукт для ентерпрайз пошуку по корпоративних даних і управління процесами компанії використовуючи GenAI чат. 

Зокрема з його допомогою в компанії запускають інструменти, які беруть на себе частку HR-функцій та внутрішніх комунікацій зі спеціалістами і спеціалістками організації. В майбутньому планується використовувати його і під час онбордінгу нових спеціалістів. Також він допомагає шукати інформацію в корпоративній базі знань. Наприклад, про те, як взяти відпустку, як знайти ментора або дізнатися, які проєкти робили з тим чи іншим клієнтом. Також в планах компанії на майбутнє додати в асистент можливість створення запитів.

Крім того, в розробці внутрішній продукт для покращення ефективності розробників Intelli Co-pilot. Він використовується для генерації коду замість девелоперів й у деяких випадках зможе виконувати завдання, які зазвичай роблять розробники рівня джуніор та міддл. Такі інструменти в майбутньому можуть мати значний вплив на ринок талантів і вирішити питання з нестачею необхідних спеціалістів чи спеціалісток.  

Пом'якшення проблеми нестачі персоналу, але не вирішення її

Єгор Дем'янков зауважив, що впровадження автоматизації може допомогти пом'якшити проблему нестачі кадрових ресурсів, але не вирішить її. Делегуючи рутинні та повторювані завдання автоматизованим системам, компанії можуть більш ефективно використовувати наявний людський ресурс. Це дозволяє працівникам зосередитися на завданнях, які вимагають творчого та аналітичного мислення, а також стратегічного бачення — саме тих аспектах, де людський інтелект наразі переважає машинний.

Проте варто зазначити, що процес автоматизації сам по собі є досить складним й тривалим, вимагає значних зусиль та ресурсів на початковому етапі, тому він порадив автоматизовувати лише стабільні та добре налагоджені процеси.

Якщо подивитися на глобальний ринок, то деякі люди засуджують автоматизацію як вбивцю робочих місць, реальність така, що автоматизація допомагає змінити майбутнє, роблячи робоче місце більш людяним, а не менш. Як пише видання Forbes, це може здатися суперечливим, але потрібен більш пильний розгляд автоматизації на роботі. 

Наприклад, у виробництві може здатися, що впровадження автоматизації забирає робочі місця у людей. Однак насправді відбувається те, що машини беруть на себе ролі з нижчими навичками, що в майбутньому звільняє людей, дозволяючи їм зосередитися на більш творчих завданнях. Роботів не хвилює, чи роблять вони одне й те саме день у день. Тим часом, люди стають більш продуктивними, коли в їхній роботі є сенс і мета. Автоматизація надає простір для розвитку цієї мети.

Тож замість того щоб боятися того, як автоматизація змінить робоче місце, організаціям слід звертати увагу на можливості, які вона відкриває. Незалежно від того, чи використовується вона для підвищення якості продукту, поліпшення процесу адаптації нових співробітників або звільнення працівників для переходу на більш високооплачувані посади, технології будуть ключовим гравцем у створенні більш людяного робочого місця.

CEO & Co-Founder BazaIT Вікторія Наливайко резюмувала, що автоматизація не замінить людський ресурс. 

Вона додала, що в українських реаліях варто інвестувати в усе паралельно - в ринок праці, в формування робочих місць, в автоматизацію, як сучасний підхід до побудови виробництв та економію, що теж може бути рішенням в ситуації відсутності кваліфікованих кадрів. В Україні треба впроваджувати автоматизований підхід, бо це вже необхідність.